事件記録等保存規程

第1章 事件記録等保存規程

○平成24年9月26日改正後の事件記録等保存規程は以下のとおりです。
○民事訴訟記録の中身については,「民事訴訟記録の編成」を参照してください。
○刑事事件記録の保管期間については,「実況見分調書等の刑事記録の保管期間」を参照してください。

 (趣旨)
第1条 事件記録及び事件書類の保存については、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程で「事件記録」とは、別表第一の上欄に掲げる事件及び再審事件(以下「事件」 という。)の記録をいう。
2 この規程で「事件書類」 とは、事件に関する書類で最高裁判所が別に定めるところにより記録から分離されたもの及び記録につづり込むことを要しないものをいう。
3 この規程で「家庭事件」とは、家事審判事件、家事調停事件、家事雑事件、少年保護事件、準少年保護事件及び少年審判雑事件をいう。
4 この規程で「債権等執行事件」とは、債権及びその他の財産権に対する強制執行事件、 少額訴訟債権執行事件並びに債権及びその他の財産権を目的とする担保権の実行及び行使事件をいう。
5 この規程で「附随事件」とは、証拠保全事件その他主たる事件に附随する事件をいう。
(保存裁判所)
第3条 事件記録(以下「記録」という。)及び事件書類は、特別の定めがある場合のほか、当該事件の第一審裁判所で保存する。
2 上訴裁判所において調停に付された事件に係る調停事件で当該上訴裁判所が処理したものの記録及び事件書類は、当該調停に付された事件の記録を保存する裁判所で保存する。
3 再審事件の記録は、不服申立ての対象となつた裁判がされた事件の記録を保存する裁判所で保存する。
4 事件書類のうち、別表第一に掲げる事件又は再審事件の移送の決定の原本、少額訴訟債権執行事件の移行の決定の原本及び別表第二に掲げる裁判書の原本は、その裁判をした裁判所で保存する。
5 事件書類のうち、事件に関する書類で記録につづり込むことを要しないものは、当該 
書類が作成又は提出された裁判所で保存する。
(保存期間)
第4条 記録及び事件書類の保存期間は、別表第一及び第二のとおりとする。
2 前項の保存期間は、特別の定めがある場合のほか、裁判の確定その他の事由による事件完結の日から起算する。
3 上訴裁判所で保存すべき裁判(移送の決定を除く。)の原本の保存期間は、その裁判が効力を生じた日から起算する。
4 移送の決定の原本の保存期間はその決定の確定の日から、移行の決定の原本の保存期間はその決定の日から、それぞれ起算する。
5 公示催告事件で除権決定の取消しの申立てがあつたものの記録の保存期間は、当該申立てについての裁判の確定の日から起算する。
6 事件書類のうち事件に関する書類で記録につづり込むことを要しないものの保存期間は、用済みの日から起算する。
(家庭事件等の特例)
第5条 最高裁判所は、必要があるときは、家庭事件、督促事件、保全命令事件、債権等執行事件及び附随事件の記録及び事件書類の保存裁判所及び保存期間について、別段の定めをすることができる。
(附属書類)
第6条 事件書類のうち別表第一において保存期間が定められているもの(移送の決定の原本及び移行の決定の原本を除く。)の内容を明らかにするため必要な書類は、当該事件書類とともに保存しなければならない。上訴裁判所から送付された終局裁判の正本も、同様とする。
(裁判の原本等への附記)
第7条 事件書類のうち、別表第一において保存期間が定められているもの(移行の決定の原本を除く。)には、当該裁判、審判又は調書等の送達及び確定又は訴え等の取下げの事実を附記しなければならない。上訴裁判所から送付された終局裁判の正本についても、同様とする。
(廃棄)
第8条 保存期間が満了した記録及び事件書類は、廃棄する。
2 廃棄は、首席書記官(最高裁判所にあつては訟廷首席書記官、知的財産高等裁判所にあつては知的財産高等裁判所首席書記官、首席書記官の置かれている簡易裁判所以外の簡易裁判所にあつては監督地方裁判所の首席書記官)の指示を受けてしなければならない。
(特別保存等)
第9条 記録又は事件書類で特別の事由により保存の必要があるものは、保存期間満了の後も、その事由のある間保存しなければならない。
2 記録又は事件書類で史料又は参考資料となるべきものは、保存期間満了の後も保存しなければならない。
3 前項の記録又は事件書類で相当であると認めるものは、最高裁判所の指示を受けてその保管に移すことができる。
(内閣総理大臣への移管)
第10条 公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第14条第1項の規定に基づく協議による定め(同法附則第3条の規定により同法第14条第1項の規定に基づく協議による定めとみなされるものを含む。)において同法第2条第6項に規定する歴史公文書等として内閣総理大臣に移管することとされた記録及び事件書類は、最高裁判所の指示を受けて独立行政法人国立公文書館に送付する。
2 前項の記録及び事件書類は、保存期間満了の後も、独立行政法人国立公文書館に送付するまでの間保存しなければならない。

第2章の1 事件記録等保存規程の運用通達1/2

事件記録等保存規程の運用について(平成4年2月7日付の最高裁判所事務総長依命通達)1/2は以下のとおりです。
 
第1 保存裁判所及び保存期間の特例
1 家庭事件
(1)家事事件について家庭裁判所調査官が作成した調査報告書で別冊としたものは,当該家事事件の記録とともに保存する。
(2)準少年保護事件の記録は,付随事件の記録として取り扱う。ただし,少年法(昭和23 年法律第168号)第27条の2に規定する事件の記録の保存期間に関する事項を除く。
(3)家事審判事件記録の保存期間は,後見,保佐,補助及び任意後見(以下「後見等」という。)に関する事件については後見等の事務の終了を認定した日から,財産の管理に関する事件については財産の管理事務の終了を認定した日から,それぞれ起算する。ただし, 後見等に関する事件及び財産の管理に関する事件について,後見等の事務又は財産の管理事務が開始に至らずに完結したときの保存期間は,事件完結の日から起算する。
(4)家事審判事件のうち後見等に関する事件については,後見等の事務の監督等を行う家庭裁判所が変更になった場合には,当該事件に関する一連の事件の記録の全部を変更後の家庭裁判所において保管し,かつ,保存に付することができる。
(5)遺産の分割の審判事件が係属している高等裁判所に第一審として係属した寄与分を定める処分の審判事件の記録は,当該遺産の分割の審判事件の記録を保存する家庭裁判所で保存し,遺産の分割の調停事件が係属している高等裁判所に係属した寄与分を定める処分の調停事件の記録及び事件書類は,当該遺産の分割の調停事件の記録を保存する家庭裁判所で保存する。
(6)第一審として高等裁判所に係属した家事審判事件((5)の寄与分を定める処分の審判事件を除く。)は,付随事件として取り扱う。
(7)家事事件の記録及び事件書類の保存期間は,これを保存に付した後に同一の当事者に関する事件が完結した場合において,必要があるときは,後の事件が完結した日から改めて起算することができる。
2 督促事件
   当事者の所在が明らかでない等の事由により支払督促又は仮執行宣言付支払督促を送達 ,することができないまま,支払督促を発した日又は仮執行の宣言をした日から5年を経過したときは、督促事件の記録の保存期間は,その5年を経過した日から起算する。
3 保全命令事件 
   保全異議の申立てがあったときは,保全命令事件の記録及び事件書類の保存期間は,保全 
異議事件が完結した日から改めて起算する。
4 債権等執行事件 
   債権の取立ての届出等がないまま,差し押さえられた債権及び,その他の財産権に関し差押命令又は差押処分が債務者に対して送達された日から1週間を経過した日から5年を経過したときは,債権等執行事件の記録の保存期間は,その5年を経過した日から起算する。
5 付随事件
(1) 付随事件の記録及び事件書類は,主たる事件の記録を保存する裁判所で保存する。ただ 
し,規程別表第一に掲げる事件又は再審事件の移送の決定の原本,少額訴訟債権執行事件 
の移行の決定の原本及び規程別表第二に掲げる事件書類については,この限りでない。
(2)付随事件の記録は,主たる事件の記録の保存期間満了の日までともに保存する。ただし,
付随事件が主たる事件の記録の保存期問満了の後に完結したときは,この限りでない。
 
第2 保存のための引継ぎ
1 記録係への送付
(1)保存に付する記録及び事件書類は,速やかに整理し,記録係に送付する。
(2)事件書類のうち事件に関する書類で記録につづり込むことを要しないものは,年度ごとに事件雑書類つづりを作成し,記録係に送付する。
(3)規程第6条の書類は,事件書類の附属書類である旨を記録上明らかにした上,記録係に送付する。
2 医療観察事件における医療の終了の日の通知 
   医療を終了する旨の決定が確定したときは,当該決定をした地方裁判所の裁判所書記官は, 当該決定があったこと及び当該決定の確定日を,当該決定の対象者についてJ爵申喪失等の状態で重大な他害行為を行った者の医療及び観察等に関する法律第42条第1項第1号又は第2号の決定をした地方裁判所(これらの庁が同一である場合は除く。)に書面で通知する。 競合する処分の調整の申立て事件において取消決定があったときも同様とする。
 
第3 記録及び事件書類の保存
1 保存の場所 
   記録及び事件書類の編冊は,一定の記録保存用の倉庫又は保管庫に保存する。
2 記録の保存
(1)記録を保存に付する場合には,収入印紙のはく離及び消印漏れ,予納金の返還漏れ等の有無を点検し,これらの事実を発見したときは,その旨を明らかにして,主任書記官(主任書記官の置かれていない裁判所にあっては,上席の裁判所書記官)に記録を返還する。
(2)保存に付する記録には,その表紙に保存の始期及び終期を記載する。保存の終期が変更されたときは,その記載を改める。ただし,終期の変更が期間の短縮による場合には,その記載を改めなくとも差し支えない。
(3)記録の排列は,次のいずれかの方法による。ただし,高等裁判所,地方裁判所又は家庭裁判所(簡易裁判所にあっては,その所在地を管轄する地方裁判所)の定めるところにより,これと異なる方法によることができる。
記録符号の種類ごとに分けた上,事件番号の順序により排列する。
記録符号の種類ごとに分けた上,保存の始期の属する年度ごとに事件番号の順序により排列する。
保存期間満了年度ごとに分けた上,記録符号の種類ごとに事件番号の順序により排列する。
3 事件書類の保存
(1)規程第7条の規定による付記は,裁判所書記官が,当該事件書類の末尾に各当事者に対する送達の年月日,確定その他の事件完結事由及びその年月日を記載した上,押印することによって行う。ただし,当該事件書類から事件完結事由及びその年月日が明らかなときは,事件完結事由及びその年月日を記載することを要しない。
(2)記録より保存期間の長い事件書類は,記録を保存に付する時に分離しなければならない。 (3)分離した事件書類は,記録符号の種類及び保存期間の区別に従い,事件番号又は保存の始期の順序により,保存の始期の属する年度ごとに編冊を作成する。ただし,高等裁判所, 地方裁判所又は家庭裁判所(簡易裁判所にあっては,その所在地を管轄する地方裁判所) の定めるところにより,記録符号の種類及び保存期間の区別に従う点を除き,前記の取扱いと異なる取扱いにより編冊を作成することができる。
(4)上訴裁判所で保存する裁判の原本は,記録符号の種類及び保存期間の区別に従い,裁判の年月日の順序により,年度ごとに編冊を作成する。ただし,中間判決の原本は,終局判決の原本と併せてとじる。
(5) (3)及び(4)の事件書類の編冊は,編冊ごとに別紙様式第Iによる事件書類編冊目録を付し,その表紙には保存の始期及び保存期間を記載する。
(6) (3)及び(4)の事件書類の編冊で紙数の少ないものについては,数年度分をとじ合わせて保存することができる。

第4 保存に関する帳簿の記載
1 記録の保存
(1)記録を保存に付したときは,事件簿の当該事件の「保存」の箇所に保存始期年月日及び保存終期年月日を記載する。
(2)記第Iの1の(4)の定めにより保管し,かつ,保存する家庭裁判所が変更になったときは,変更前の家庭裁判所は事件簿の当該事件の「保存」の箇所に斜線を引き,かつ,備考欄に当該事件の記録を保存する家庭裁判所が変更になった旨を記載し,変更後の家庭裁判所は事件簿の後見等に関する事件の備考欄に変更前の家庭裁判所名,事件番号及び事件名を記載する。
(3)第1の1の(7)の定めにより保存期間を改めて起算する場合においては,後に完結した事件の直前の事件について,事件簿の「保存」の箇所に記載された保存終期年月日を抹消し,この箇所に後の事件の事件番号を記載する。
(4)第1の3に定める場合においては,当該保全命令事件について,保全命令事件簿の「保存」の箇所に記載された保存始期年月日及び保存終期年月日をそれぞれ改める。
(5)付随事件については,(1)による記載を要しない。ただし,主たる事件の記録の保存期間満了の後に完結したものは,この限りでない。
2 事件書類の保存 
   第3の3の(3)及び(4)の事件書類の編冊は,別紙様式第2による裁判原本等保存簿に登載 
する。

第2章の2 事件記録等保存規程の運用通達2/2

事件記録等保存規程の運用について(平成4年2月7日付の最高裁判所事務総長依命通達)
2/2は以下のとおりです。
 
第5 記録及び事件書類の廃棄
1 廃棄の時期 
記録及び事件書類の廃棄は,毎年,前年度中に保存期間が満了したものについて行う。
2 廃棄の留保
(1)事件当事者等から,別表第1の「事件の種類」に定める事件及び再審事件の記録並びに別表第2の「裁判書等の種類」に定める裁判の原本等について,保存期間の満了前に,廃棄の留保の要望があったときは,保存の始期から起算して各別表に掲げる期間が経過した後に廃棄する。
(2) (1)により廃棄を留保する記録については,記録の表紙及び事件簿の当該事件の「備考」 の箇所に「〇〇年まで廃棄留保」 と朱書する。
(3) (1)により廃棄を留保する裁判の原本等のうち,既に事件書類として編冊が作成されているものについては同編冊から分離し,記録から分離することなく保存されているものについては記録から分離した上,それぞれ編冊を作成し,その表紙に「〇〇年まで廃棄留保」 と朱書する。
3 廃棄の方法
(1)廃棄に当たっては,別紙様式第3による廃棄目録を作成する。
(2)廃棄は,訟廷管理官(訟廷管理官の置かれていない裁判所にあっては訟廷事務をつかさ 
どる主任書記官,主任書記官の置かれていない裁判所にあっては上席の裁判所書記官)が 
立ち会った上,焼却,細断又は消磁の方法により行う。
(3) (2)により細断をしたものは,物品管理官又は分任物品管理官に引き継ぐ。
4 廃棄に関する帳簿等の記載
(1)記録又は事件書類の編冊を廃棄したときは,廃棄をした者が,廃棄目録の末尾に廃棄の 
年月日及び方法を記載した上,3の(2)に定める立会者とともに記名押印する。
(2)記録を廃棄したときは,事件簿の当該事件の「保存」の箇所に廃棄年月日を記載する。
(3)第3の3の(3)及び(4)の事件書類の編冊を廃棄したときは,裁判原本等保存簿の当該編冊の「廃棄の日」の箇所に廃棄年月日を記載する。

第6 特別保存の手続
1 1項特別保存
(1)次に掲げる事件の記録又は事件書類その他特別の事由がある記録又は事件書類の全部 
又は一部について,保存期間満了後も保存する必要があるときは,これを規程第9条第1
項に規定する特別保存(以下「1項特別保存」という。)に付するものとする。
ア 保存期間満了後に当該債務名義に係る債務の履行期が到来する事件 
イ 再審,和解無効確認又は少年保護処分取消等の事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
ウ 関連する事件が現に係属し,又は係属することが予想される事件
(2)事件当事者等から,事件及び保存の理由を明示してI項特別保存の要望があったときは,
事件簿又は裁判原本等保存簿の当該事件の「備考」の箇所にその旨を記載する。
(3) (2)の要望があったときは,特別保存に付するかどうかの判断に当たって,その要望を十分に参酌する。
(4) 1項特別保存に付する記録については,その表紙及び事件簿の当該事件の「備考」の箇所に「1項特別保存」 と朱書する。
(5) 1項特別保存に付する事件書類については,事件書類の編冊から分離して編冊を作成し, その表紙に「1項特別保存」と朱書する。
(6) 1項特別保存に付する記録及び事件書類については,別紙様式第4による特別保存記録等保存票を作成する。
2 2項特別保存
(1)次に掲げる事件の記録又は事件書類その他史料又は参考資料となるべき記録又は事件書類の全部又は一部について,保存期間満了後も保存する必要があるときは,これを規程第9条第2項に規定する特別保存(以下「2項特別保存」という。)に付するものとする。
ア 重要な憲法判断が示された事件 
イ 重要な判例となった裁判がされた事件など法令の解釈運用上特に参考になる判断が示された事件 
ウ 訴訟運営上特に参考になる審理方法により処理された事件 
エ 世相を反映した事件で史料的価値の高いもの 
オ 全国的に社会の耳目を集めた事件又は当該地方における特殊な意義を有する事件で特に重要なもの 
カ 民事及び家事の紛争,少年非行等に関する調査研究の重要な参考資料になる事件 (2)弁護士会,学術研究者等から,事件及び保存の理由を明示して2項特別保存の要望があったときは,事件簿又は裁判原本等保存簿の当該事件の「備考」の箇所にその旨を記載する。
(3) (2)の要望があったときは,特別保存に付するかどうかの判断に当たって,その要望を十分に参酌する。
(4) 2項特別保存に付する記録については,その表紙及び事件薄の当該事件の「備考」の箇所に「2項特別保存」 と朱書する。
(5) 2項特別保存に付する事件書類については,事件書類の編冊から分離して編冊を作成し, その表紙に「2項特別保存」と朱書する。事件書類の編冊の全部を2項特別保存に付するときは,その表紙及び裁判原本等保存簿の当該編冊の「備考」の箇所に「2項特別保存」と朱書する。
(6) 2項特別保存に付する記録及び事件書類については,別紙様式第4による特別保存記録 
等保存票を作成する。
3 2項特別保存の報告 
記録又は事件書類を2項特別保存に付したときは,その旨を最高裁判所に報告する。
4 最高裁判所への移管 
規程第9条第3項の規定により記録又は事件書類を最高裁判所の保管に移したときは,そ 
の旨及び送付の年月日を特別保存記録等保存票の「備考」の箇所に記載する。

第7 内閣総理大臣への移管
1 移管対象記録等 
規程第10条第1項に規定する記録及び事件書類(以下「移管対象記録等」という。)とは,規程第4条に規定する保存期間が満了したもののうち,次に掲げるものをいう。
(1)規程別表第一の3の項並びに規程別表第二の2の項及び4の項に掲げる事件(これらの事件においてされた裁判が不服申立ての対象となった再審事件を含む。以下「民事事件」 という。)の判決の原本(その附属書類を含む。以下「民事判決原本」という。)
(2) 2項特別保存に付されている民事事件の記録(当該民事事件に係る事件書類の保存期間が満了したものに限る。以下第7において同じ。)及び事件書類《1}に該当するものを除く。以下第7において同じ。)
2 送付の留保
(1)次に掲げる事由により最高裁判所が送付を留保するものと指定した移管対象記録等は, その指定が解除されるまで独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。) に送付しない。
ア 展示資料等として現に使用しているもの 
イ 項特別保存に付されているもの 
ウ 訴訟関係人の利益保護等のために訴訟手続において採られた措置等にかんがみ,裁判所において保存することが適当であるもの
(2) (Dの指定がされた民事判決原本については,民事判決原本の編冊から分離して編冊を作成し,その編冊を裁判原本等保存簿に登載した上,その編冊の表紙及び裁判原本等保存簿の当該編冊の「備考」の箇所に「送付留保保存」と朱書する。民事判決原本の編冊の全部について(Dの指定がされたときは,その表紙及び裁判原本等保存簿の当該編冊の「備考」の箇所に「送付留保保存」と朱書する。ただし,特別保存記録等保存票が作成されている民事判決原本については,(3)の例による。
(3)  (1)の指定がされた2項特別保存に付されている民事事件の記録又は事件書類については,その記録又は事件書類の編冊の表紙及び特別保存記録等保存票の「備考」の箇所に「送付留保保存」と朱書する。
3 送付に関する帳簿等の記載
(1)民事判決原本の編冊を国立公文書館に送付したときは,裁判原本等保存簿の当該編冊の 「廃棄の日」の箇所に送付の年月日を記載するとともに, 「備考」の箇所に国立公文書館に送付した旨を記載する。ただし,特別保存記録等保存票が作成されている民事判決原本については,(2)の例による。
(2) 2項特別保存に付されている民事事件の記録又は事件書類を国立公文書館に送付したときは,特別保存記録等保存票の「廃棄の日」の箇所に送付の年月日を記載するとともに, 「備考」の箇所に国立公文書館に送付した旨を記載する。
4 送付に関する事務の取扱い 
   この通達に定めるもののほか,移管対象記録等の国立公文書館への送付に関する事務の取扱いについて必要な事項は,総務局長が定める。
1 相談予約の電話番号は06-6364-8525であり,交通事故及び債務整理の初回の面談相談は無料であり,相続情報公開請求等の面談相談は30分3000円(税込み)です。
   交通事故及び債務整理については,無料の電話相談もやっています。
  
2 執務時間は原則として平日の午前10時から午後7時30分までですが,事前のご予約があれば,午後8時30分まで夜間相談可能です。
 
3 弁護士山中理司(大阪弁護士会所属)については,略歴及び取扱事件弁護士費用事件ご依頼までの流れ,「〒530-0047 大阪市北区西天満4丁目7番3号 冠山ビル2・3階」にある林弘法律事務所の地図を参照してください。